Rechnet sich ein System für Sie? Eine Rechnung mit drei Zahlen

Wenn jemand hört, dass eigene Software knapp zehntausend Euro kostet, ist die erste Reaktion fast immer dieselbe: das ist viel Geld. Die Reaktion ist berechtigt und geht trotzdem an der Sache vorbei.

Denn zehntausend Euro sind nur dann viel, wenn man sie gegen nichts hält. Gegen einen Ablauf gehalten, der jeden Monat Arbeitszeit frisst, sind sie eine ganz normale Investitionsrechnung mit drei Zahlen.

Zahl eins: Wie viele Stunden im Monat

Nehmen Sie einen einzigen Ablauf in Ihrem Betrieb. Nicht alle, einen. Terminvergabe zum Beispiel, oder das Zusammenstellen von Nachweisen, oder das Nachhalten von Anfragen.

Dann zählen Sie nicht, wie lange er dauert, wenn er gut läuft. Zählen Sie, wie oft er am Tag anfällt und wie lange Sie jedes Mal daran hängen, Unterbrechungen eingerechnet. Die sind der teuerste Teil.

Die meisten Betriebe schätzen diese Zahl zu niedrig, weil der Ablauf in kleinen Stücken anfällt und deshalb nie als Block sichtbar wird.

Zahl zwei: Was die Stunde intern kostet

Nicht Ihr Stundensatz gegenüber Kunden, sondern was die Stunde derjenigen Person kostet, die den Ablauf tatsächlich erledigt. Bei einer Bürokraft ist das etwas anderes als beim Inhaber.

Rechnen wir konservativ mit 45 Euro. Das ist bewusst niedrig angesetzt. Wer den Ablauf selbst macht und dabei nicht verkauft, verliert deutlich mehr.

Zahl drei: Was das System kostet

System Kompakt: 9.900 Euro einmalig, dazu Betrieb ab 490 Euro im Monat. Beides netto zzgl. 19 % MwSt.

Der Betrieb ist kein Kleingedrucktes, sondern Teil der Rechnung. Ein System ohne Betreuung ist nach ein bis zwei Jahren kein System mehr.

Die Rechnung

Bei 20 Stunden im Monat: 20 × 45 € = 900 € Wert pro Monat. Abzüglich 490 € Betrieb bleiben 410 € Überschuss. Die 9.900 € sind damit nach rund 24 Monaten hereingeholt.

Bei 25 Stunden im Monat: 25 × 45 € = 1.125 €. Abzüglich Betrieb bleiben 635 €. Der Einstiegspreis ist nach etwa 16 Monaten wieder da.

Nach drei Jahren steht bei 25 Stunden ein Vorteil von rund 13.000 Euro, und das System läuft weiter.

Die Schwelle, ab der wir zusagen

Wir sagen das offen, weil es sonst später beide ärgert:

• Unter 10 Stunden im Monat: Finger weg. Wir sagen dann ab, und das ist kein Verhandlungsmanöver. Die Rechnung geht nicht auf, und ein Kunde, dem sie nicht aufgeht, ist nach einem Jahr unzufrieden.
• 10 bis 20 Stunden: Grenzfall. Darüber lässt sich reden, aber es hängt dann daran, ob weitere Abläufe dazukommen.
• Ab 20 Stunden: rechenbar. Ab 25 muss man es nicht mehr erklären.

Was diese Rechnung nicht enthält

Sie ist bewusst nüchtern. Nicht enthalten sind die Dinge, die man schlecht in Euro fasst: der Anruf, der nicht mehr während der Arbeit kommt. Die Anfrage, die nachts um elf reinkommt und morgens schon einen Termin hat. Der Nachweis, den man nach drei Monaten in zehn Sekunden findet statt in zwei Stunden.

Wir rechnen sie deshalb nicht ein. Aber es wäre unehrlich, sie nicht zu erwähnen.

Wie Sie das prüfen können, ohne uns

Zählen Sie eine Woche lang mit. Ein Strich pro Vorgang, eine grobe Minutenzahl daneben. Mehr braucht es nicht.

Wenn nach der Woche weniger als fünf Stunden zusammenkommen, sparen Sie sich das Gespräch. Wenn es deutlich mehr sind, haben Sie die wichtigste Zahl schon, bevor wir telefonieren.